Home › TOPdesk-consultancy
TOPdesk-consultancy voor inrichting, optimalisatie en procesverbetering
Voor organisaties die hun TOPdesk-omgeving willen (her)inrichten, optimaliseren of gericht verbeteren. Met ruim twaalf jaar ervaring in TOPdesk en ITSM voeren we projecten uit voor organisaties in heel Europa, op afstand.
Niet iedere vraag vraagt om een abonnement. Voor eenmalige werkzaamheden, zoals het inrichten van een module, bouwen van een koppeling of overstappen vanuit een andere ITSM-tool, werken we met een strippenkaart of een projectplan met een urenschatting vooraf.
Wat we doen
Modules en processtromen inrichten
Meldingenbeheer, wijzigingsbeheer, het selfserviceportaal, de kennisbank, Asset Management en CMDB, contract- en SLA-beheer, reserveringen en het planbord. We ontwerpen de processtromen en richten de modules zo in dat ze aansluiten op jullie dagelijkse praktijk.
Automatisering met Gebeurtenissen en Acties
Automatisch toewijzen op basis van categorie, escaleren bij een dreigende SLA-overschrijding, bevestigingen versturen, statussen doorzetten en meldingen omzetten in taken. Inclusief mailimports, triggers en andere slimme automatiseringen.
Koppelingen via de API
Koppel TOPdesk aan andere systemen, zoals een HR-systeem, Entra ID, monitoringsoftware of een externe assetbron. Van een eenmalige import tot een doorlopende synchronisatie van gebruikers, groepen, meldingen en assets.
Migratie naar TOPdesk
Overstappen vanuit een andere ITSM-tool begint met het inventariseren en opschonen van de gegevens. Daarna volgen de mapping, proefmigratie, controle en definitieve overgang — inclusief een bewuste keuze in wat wel en niet wordt meegenomen.
Rapportages en dashboards
Rapportages die aansluiten op wat er werkelijk gebeurt en dashboards waarmee je gericht kunt sturen — zonder iedere maand opnieuw gegevens naar Excel te exporteren. Liever een direct inzetbare oplossing? AureaDesk is ons eigen dashboard voor TOPdesk.
Selfserviceportaal
Een selfserviceportaal dat gebruikers daadwerkelijk helpt. Met begrijpelijke formulieren, een logisch opgebouwde kennisbank en een indeling die aansluit op de manier waarop mensen hun vraag stellen. Zo vinden gebruikers sneller zelf een antwoord en komen er minder meldingen binnen.
Asset Management en CMDB
Hardware, software en licenties overzichtelijk geregistreerd en gekoppeld aan bijvoorbeeld Entra ID en endpointbeheer. We bepalen samen welke gegevens waarde toevoegen en zorgen dat de registratie actueel en werkbaar blijft.
Training voor key-users en beheerders
Kies voor een gerichte sessie van 90 minuten over één onderwerp of een trainingsdagdeel van vier uur voor maximaal zes deelnemers. De training vindt plaats in jullie eigen TOPdesk-omgeving, zodat deelnemers direct oefenen met herkenbare situaties.
Wijzigingsvoorstel
Je beschrijft wat je wilt; wij sturen binnen twee werkdagen een uitgewerkt voorstel met een urenschatting en een startdatum. Akkoord, dan beginnen we. Heb je een strippenkaart, dan kan het meteen zonder offerte.
- Voorstel binnen 2 werkdagen
- Vaste urenschatting, geen nacalculatie zonder overleg
- Met strippenkaart: direct starten
Projectplan
Een plan met fasering, oplevermomenten, wat we van jullie nodig hebben en een urenschatting. Tijdens de uitvoering leveren we werkende onderdelen op in plaats van pas aan het eind alles tegelijk.
- Offerte binnen 5 werkdagen
- Meerwerk vooraf gemeld, nooit achteraf
- Tussentijdse opleveringen ter controle
Vragen over projecten
Moeten we een abonnement nemen om een project te laten doen?
Nee. Projecten en strippenkaarten staan los van TOPdesk Managed Services. In de praktijk gaat het vaak wel in die volgorde: een organisatie laat eerst een module inrichten of een migratie doen, en besluit daarna dat het beheer ook beter uitbesteed kan worden. Maar dat hoeft niet, en we koppelen het ook niet.
Wat als het project uitloopt?
Binnen de afgesproken scope is uitloop ons probleem: de urenschatting is van ons. Wordt de opdracht groter — je wilt onderweg iets erbij, of er komt werk boven water dat we samen niet hadden voorzien — dan melden we dat vóórdat we het doen en maken we er een apart voorstel voor. Het staat nooit stilzwijgend op de factuur.
Hoe lang is een strippenkaart geldig?
Twaalf maanden vanaf aanschaf. Uren die daarna overblijven vervallen; daarom raden we aan om klein te beginnen en bij te kopen in plaats van andersom.
Werken jullie samen met TOPdesk zelf?
Wij zijn een onafhankelijke dienstverlener en niet gelieerd aan TOPdesk. Dat betekent dat we ook zeggen wanneer een module niet de juiste oplossing is, of wanneer een licentie-uitbreiding niet nodig is. Waar het zinvol is schakelen we uiteraard met TOPdesk Support, en dan doen we dat namens jullie.
Een uur over jouw TOPdesk-omgeving?
De TOPdesk Quickscan is gratis en vrijblijvend: één online sessie van ongeveer een uur waarin we samen door je omgeving lopen. Je krijgt concrete verbeterpunten mee, ook als je verder niets afneemt.