Het nieuwe SelfServicePortal in TOPdesk testen en aanzetten

TOPdesk heeft een nieuw SelfServicePortal, het portaal waar aanmelders een melding of aanvraag doen en kennisitems zoeken. Een applicatiebeheerder zet het nieuwe portaal zelf aan en kan het vooraf via een eigen adres bekijken. TOPdesk meldt in de community (15 juni 2026) dat de overstap optioneel en terug te draaien is. Nog niet alles uit het oude portaal zit in het nieuwe.

Wat verandert er met het nieuwe SelfServicePortal?

Wie het nieuwe portaal opent, ziet een ander ontwerp en een andere navigatie. Volgens De nieuwe Self-Service Portal gebruiken staan bovenaan elke pagina vaste snelkoppelingen naar Nieuws, Aanvragen, Storingen in de dienstverlening en, voor managers, Goedkeuringen. Rechtsboven zit een zoekpictogram. Het Dienstenoverzicht toont alle gepubliceerde diensten met hun formulieren. Naast een formulier staan voorgestelde kennisitems. De inhoud richt je in met dezelfde SSP-designer als voorheen, met enkele beperkingen.

De AI-zoekfunctie werkt alleen in het nieuwe SelfServicePortal. TOPdesk meldt in de community (15 juni 2026) dat de AI-zoekfunctie beschikbaar is vanaf het pakket Engaged (stand oktober 2026).

Beperkingen van het nieuwe portaal

In de updategids (Update Guide) houdt TOPdesk bij wat nog ontbreekt en welke onderdelen naar het oude portaal verwijzen.

Beschikbaarheid en testen vooraf

TOPdesk meldt in de community (31 maart 2026) dat applicatiebeheerders het nieuwe SelfServicePortal kunnen aanzetten. In TOPdesk SaaS is het beschikbaar vanaf versie 16.03.026, volgens De Selfserviceportal vernieuwen. Krijg je de optie om over te schakelen niet te zien, kijk dan eerst welke versie je omgeving heeft.

Heb je een testomgeving, begin dan daar. TOPdesk meldt in de community (22 juni 2026) dat je problemen, zoals afbeeldingen die niet goed overkomen, in de testomgeving eerder ziet dan je aanmelders. Het nieuwe portaal heeft ook een eigen adres. Zet /services/app/ssp/home achter het adres van je omgeving, bijvoorbeeld mycompany.topdesk.net/services/app/ssp/home, en je bekijkt het nieuwe portaal ook in productie zonder dat het de standaard wordt.

Stappenplan voor de overstap

1. Lees de updategids opnieuw: TOPdesk werkt de gids bij. Leg de lijst met wat ontbreekt naast wat jullie nu gebruiken.
2. Zet het nieuwe portaal aan in de testomgeving: via Instellingen > Module-instellingen > Self-Service Portal > Algemeen, optie Overschakelen naar het nieuwe Self-Service Portal (in het Engels Settings > Module Settings > Self-Service Portal > General, Switch to the new Self-Service Portal). Loop daarna de testchecklist hieronder door.
3. Laat een kleine groep meekijken: geef een paar collega's het testadres in productie, zodat ze hun gewone vragen via het nieuwe portaal stellen.
4. Bereid aanmelders en servicedesk voor: zie verderop.
5. Zet het nieuwe portaal aan in productie: de overstap geldt voor iedereen tegelijk. TOPdesk meldt in de community (31 maart 2026) dat links naar het oude portaal dan doorverwijzen, ook in e-mailsjablonen.
6. Verzamel de eerste reacties: vraag in de eerste twee weken een paar aanmelders waar ze vastlopen. TOPdesk meldt in de community (15 juni 2026) dat je terug kunt naar het oude portaal als het nieuwe portaal nog niet bij jullie organisatie past.

Testchecklist voor het nieuwe SelfServicePortal

Test met accounts van gewone aanmelders uit verschillende persoonsgroepen. Een beheerdersaccount alleen is niet genoeg, want wat een aanmelder ziet, hangt af van persoonsgroepen en instellingen.

• Toegang: alleen personen bij wie op de persoonskaart Heeft toegang tot Selfserviceportal is aangevinkt, kunnen inloggen. Je kunt het veld ook via de persoonsimport vullen, zie TOPdesk koppelen aan Entra ID en HR.
• Diensten en formulieren: kijk per testaccount of de juiste diensten en formulieren verschijnen. Een dienst die in het SelfServicePortal beschikbaar is, staat volgens de documentatie ook in de zoekresultaten als er geen tegel voor is.
• Kennisitems: zoek naar items die aanmelders moeten vinden, en naar een item dat alleen voor behandelaren bedoeld is.
• Aangepaste formulieren en externe pagina's: open ze vanuit het nieuwe portaal en kijk of ze werken.
• Startpagina en huisstijl: het aantal tegels per rij stel je niet meer in; het nieuwe portaal bepaalt het zelf. Tegels met alleen tekst komen niet op de startpagina en afbeeldingen worden bijgesneden. Bekijk de startpagina ook op een telefoon. Aanbevolen afmetingen staan in de updategids.
• Pagina's in het oude portaal: klik op de tegels die naar het oude portaal leiden en kijk of een aanmelder de overgang kan volgen.
• Goedkeuringen: test met het account van een manager die wijzigingen of autorisatieactiviteiten goedkeurt (zie wijzigingsbeheer in TOPdesk).
• Links: test de links die jullie het meest gebruiken, vooral links naar een bepaald formulier.

Hoe bereid je aanmelders en de servicedesk voor?

TOPdesk meldt in de community (22 juni 2026) dat je de overstap het best vooraf aankondigt en erbij zegt dat lopende aanvragen en de historie blijven staan. Beschrijf in een korte uitleg waar aanmelders een aanvraag doen, waar ze hun eigen aanvragen terugvinden en hoe zoeken werkt. Vermeld ook dat sommige pagina's er nog uitzien als het oude portaal. Werk handleidingen en kennisitems met schermafbeeldingen bij. De eerste lijn krijgt de vragen, dus licht de servicedesk vooraf in.

Wat er nog komt

TOPdesk werkt aan een nieuwe SSP-designer. De goedkeuringen en de rest van het profiel komen volgens de updategids in de komende maanden.

De stand van zaken is van oktober 2026.

Bij opdrachtgevers hebben we de overstap naar het nieuwe SelfServicePortal begeleid. Via onze TOPdesk-consultancy bereiden we de overstap samen met jullie voor, of richten we het portaal opnieuw in. Key users en beheerders kunnen een themasessie over het SelfServicePortal volgen, waarin ook het nieuwe portaal aan bod komt.