Assetmanagement in TOPdesk: grip zonder alles vast te leggen

Assetmanagement is het onderdeel van TOPdesk waar de meeste organisaties ooit enthousiast aan zijn begonnen en waar de registratie nu het verst achterloopt op de werkelijkheid. Dat is geen kwestie van luiheid. Het is bijna altijd een kwestie van te veel willen registreren en te weinig bijhouden.

Een assetregistratie die voor tachtig procent klopt, is namelijk erger dan geen registratie. Bij geen registratie weet je dat je het moet uitzoeken. Bij tachtig procent denk je dat je het weet.

Begin bij de vraag, niet bij de spullen

De gebruikelijke start is een inventarisatie: alles wat we hebben komt erin. Dat levert een indrukwekkende lijst op en, een jaar later, een lijst die niemand vertrouwt.

De omgekeerde volgorde werkt beter. Welke vragen wil je kunnen beantwoorden zonder rond te bellen?

• Wie gebruikt dit apparaat, en op welke locatie staat het?
• Welke laptops gaan dit jaar uit garantie?
• Welke systemen raakt deze storing, en wie moet ik daarover informeren?
• Wat hebben we in voorraad, en wat moeten we bestellen voor de instroom van volgende maand?
• Welke licenties betalen we voor mensen die niet meer in dienst zijn?

Elk van die vragen bepaalt welke velden je nodig hebt. Alles wat aan geen enkele vraag bijdraagt, laat je weg. Niet omdat het niet interessant is, maar omdat elk veld dat je vastlegt ook moet worden bijgehouden.

Registreer zo min mogelijk met de hand

De houdbaarheid van een assetregistratie hangt vrijwel volledig af van de vraag hoeveel ervan automatisch binnenkomt. Handmatig ingevoerde gegevens verouderen; gekoppelde gegevens blijven actueel zolang de import regelmatig draait.

In de praktijk zijn dit de bronnen die het meeste opleveren:

• Entra ID of Active Directory voor personen en afdelingen, en voor wie er in of uit dienst gaat: de import maakt nieuwe persoonskaarten aan en kan kaarten archiveren die niet meer in de bron staan.
• Je MDM- of endpointbeheer (Intune, Jamf) voor de hardware die je beheert, inclusief besturingssysteem en laatste contactmoment.
• De inkoopadministratie voor aanschafdatum, leverancier en garantietermijn. Die gegevens heb je later nodig, en achteraf zijn ze lastig terug te vinden.

Wat je koppelt, laat je vervolgens niet meer met de hand aanpassen. Een veld dat uit twee bronnen kan komen, is een veld dat gaat afwijken.

Het verschil tussen assets en een CMDB

Deze twee worden vaak door elkaar gebruikt, en dat leidt tot registraties die geen van beide doelen dienen. Een assetregistratie gaat over bezit: wat hebben we, van wie is het, wat heeft het gekost, wanneer vervangen we het. Een CMDB gaat over samenhang: welke onderdelen hebben elkaar nodig om een dienst te leveren.

Je hebt niet altijd allebei nodig. Een CMDB verdient zich pas terug als je hem gebruikt bij storingen en wijzigingen, om te zien wat een ingreep raakt. Gebruik je hem daar niet voor, dan onderhoud je een model dat niemand raadpleegt. Begin dan met assets alleen.

De levenscyclus is waar het misgaat

Nieuwe apparaten komen er meestal netjes in. Het probleem zit aan de andere kant: apparaten die worden ingenomen, verhuizen naar een andere gebruiker, in de kast belanden of worden afgevoerd. Dat zijn precies de momenten waarop niemand aan TOPdesk denkt.

De oplossing is niet strenger opleggen dat het moet, maar de registratie vastknopen aan een moment dat toch al plaatsvindt:

• Uitdiensttreding in het personeelssysteem maakt automatisch een taak aan om apparatuur in te nemen.
• Een melding “laptop kapot” zet de status van dat apparaat om, in plaats van dat iemand het er later bij moet doen.
• Een vervangingsronde loopt via een wijziging waaraan de apparaten gekoppeld zijn, zodat je oud en nieuw bijwerkt bij het afhandelen ervan.

Het uitgangspunt: als bijhouden een aparte handeling is, gebeurt het niet. Als het onderdeel is van een handeling die er toch al is, gebeurt het wel.

Controleer of het klopt

Een registratie die niet periodiek tegen de werkelijkheid wordt gehouden, verliest langzaam zijn waarde zonder dat iemand het merkt. Twee eenvoudige controles halen de meeste afwijkingen eruit:

1. Apparaten die volgens de registratie in gebruik zijn, maar al maanden geen contact hebben gemaakt met je endpointbeheer. Die zijn vervangen, kwijt of liggen in een la.
2. Personen met apparatuur op hun naam die niet meer in het personeelssysteem staan. Kijk bij dezelfde mensen ook welke licenties nog op hun naam staan.

Zet die twee lijsten op je dashboard in plaats van in een kwartaalrapportage. Een afwijking die je dezelfde week ziet, is een correctie; een afwijking die je na drie maanden ziet, is een onderzoek.

Tot slot

Assetmanagement levert zelden ineens een spectaculaire besparing op. Het levert op dat je vragen kunt beantwoorden zonder rond te bellen, dat vervanging planbaar wordt, en dat je bij een storing weet wie je moet waarschuwen. Dat is genoeg, mits de gegevens kloppen. Daarom is de omvang van de registratie belangrijker dan de volledigheid ervan.

Wil je Asset Management laten inrichten of koppelen aan Entra ID en je endpointbeheer, dan valt dat onder onze TOPdesk-consultancy.