TOPdesk koppelen aan Entra ID en HR: in-, door- en uitstroom

Wie persoonskaarten in TOPdesk met de hand bijhoudt, raakt met elke nieuwe collega, interne overstap en vertrek iets verder achter. Dat merk je pas als er iets misgaat: een nieuwe medewerker kan op de eerste werkdag geen melding doen, of een aanvraag blijft liggen bij een leidinggevende die al vertrokken is.

TOPdesk kan persoonsgegevens overnemen uit Microsoft Entra ID en uit een HR-systeem. Staat die import goed, dan laat je de in-, door- en uitstroom erop aansluiten.

Kies per veld een leidende bron

In Entra ID staan accounts, groepslidmaatschappen en vaak de leidinggevende. Het HR-systeem kent de datum van in- en uitdiensttreding, de functie en de formele afdeling. Sommige velden, zoals de afdeling, staan in allebei.

Leg daarom per veld vast welke bron leidend is, bijvoorbeeld HR voor de afdeling, en laat TOPdesk dat veld alleen uit die bron vullen. Komt een veld uit twee bronnen, dan spreken die elkaar vroeg of laat tegen. En wat de import vult, pas je in TOPdesk niet meer met de hand aan.

De routes die TOPdesk biedt

Alles begint bij de import van Ondersteunende bestanden, onder Instellingen > Importinstellingen > Ondersteunende bestanden importeren. Met de importwizard importeer je onder meer personen, behandelaren, persoonsgroepen en afdelingen. Als bron kies je een CSV- of Excelbestand, Entra ID, SCIM, een lokale Active Directory of een MS SQL-database.

Daarnaast kan een ander systeem, zoals je HR-systeem, via de REST-API voor Ondersteunende bestanden personen aanmaken, bijwerken en archiveren.

Entra ID als bron

Je registreert TOPdesk als applicatie in Entra ID, met de leesrechten GroupMember.Read.All en User.Read.All en toestemming van een beheerder. Naast de persoonsgegevens kun je de leidinggevende (het veld Manager) importeren, en groepslidmaatschappen als persoonsgroepen. Alleen directe lidmaatschappen gaan mee, niet die via een geneste groep.

SCIM

Bij SCIM haalt TOPdesk de gegevens niet zelf op. Entra ID stuurt ze naar de SCIM-API van TOPdesk, inclusief verwijderingen, en een import met de bron SCIM maakt er persoons- of behandelaarskaarten van. Volgens TOPdesk synchroniseert Entra ID wijzigingen ongeveer elke 40 minuten. Koppel een enkele SCIM-client per omgeving, want meerdere clients kunnen elkaars gegevens overschrijven.

Een bestand uit het HR-systeem

Zonder directe koppeling met het HR-systeem werk je met een export als CSV- of Excelbestand. Een script uploadt het bestand met een API-account, en de import start elke keer dat er een bestand met de ingestelde naam binnenkomt. De taakplanner voor dat script hoort niet bij TOPdesk; die regel je zelf.

Instroom

Voor nieuwe medewerkers zet je in de importinstellingen aan dat er nieuwe kaarten worden aangemaakt. Als unieke sleutel kies je een veld dat in de bron en in TOPdesk uniek is, zoals het personeelsnummer.

Dan de inlognaam. Single Sign-on met SAML via Entra ID werkt alleen als de persoon in TOPdesk staat en de inlognaam op de kaart overeenkomt met een attribuut in Entra ID; TOPdesk adviseert de userPrincipalName. Neem de inlognaam daarom mee in de veldtoewijzing, samen met het veld dat toegang geeft tot het TOPdesk SelfServicePortal. Anders komt een nieuwe collega er op de eerste dag niet in.

Voor wat een nieuwe medewerker nodig heeft, geeft TOPdesk zelf een voorbeeld: een formulier in het SelfServicePortal registreert een (voorlopige) wijzigingsaanvraag en past een wijzigingssjabloon toe, dat de activiteiten voor de betrokken teams aanmaakt. In een uitgebreide wijziging kun je activiteiten van elkaar afhankelijk maken, zodat een werkplek pas wordt ingericht als hij besteld en geleverd is. Meer over sjablonen lees je in Wijzigingsbeheer in TOPdesk inrichten.

Moet de aanvraag starten zodra HR een nieuwe medewerker vastlegt, dan kan dat via Actiebeheer. Met een webhook start een extern systeem een actiereeks, en die kan via de API een wijziging aanmaken op basis van een sjabloon. Het HR-systeem moet daarvoor een HTTP-verzoek kunnen sturen, met de inloggegevens van een behandelaar die webhooks mag activeren.

Doorstroom

Bij een interne overstap veranderen de afdeling, de leidinggevende en de groepslidmaatschappen. Mag de import bestaande kaarten bijwerken, dan neemt TOPdesk die wijzigingen over zodra de import weer draait.

Met persoonsgroepen stel je diensten en de bijbehorende formulieren beschikbaar in het SelfServicePortal. Komen de groepen uit Entra ID, dan ziet een collega na de overstap het aanbod van de nieuwe afdeling. Ontbrekende persoonsgroepen kan de import zelf aanmaken.

Wordt iemand behandelaar en maak je de behandelaarskaart via de import aan, dan moet die volgens TOPdesk gekoppeld zijn aan een persoonskaart.

Uitstroom

In de importinstellingen kies je wat er gebeurt met kaarten die niet meer in de bron staan: negeren of archiveren. Bij archiveren gaat een gekoppelde behandelaarskaart automatisch mee.

De import volgt daarbij de bron, ook als die niet klopt. Een te krap filter of een onvolledig bestand kan ineens veel kaarten archiveren. Bekijk daarom voor het opslaan de stap Voorbeeld in de wizard; die toont hoeveel kaarten worden aangemaakt, bijgewerkt en gearchiveerd. Stel ook een storingsnotificatie in, zodat TOPdesk je mailt als een import mislukt.

Sta verder toe dat de import gearchiveerde kaarten dearchiveert. Wie in dienst terugkomt, krijgt dan de oude kaart weer, en een onterecht gearchiveerde kaart wordt bij de volgende volledige import opnieuw actief. Dat kan niet onbeperkt: TOPdesk anonimiseert gearchiveerde personen automatisch na een termijn die je zelf instelt. Volgens de documentatie staat dat standaard aan, en het is niet terug te draaien. Stem de termijn af op je bewaarbeleid, en zorg dat een fout ruim daarvoor opvalt.

Voor taken als het innemen van apparatuur gebruik je, net als bij instroom, een sjabloon met activiteiten. Hoe je de assetregistratie actueel houdt, lees je in ons artikel over assetmanagement in TOPdesk.

Welke route past

De keuze hangt vooral af van de plek waar de betrouwbare gegevens staan, en die kan per veld verschillen. Wij bouwen koppelingen tussen TOPdesk en HR-systemen of Entra ID, van een eenmalige import tot een doorlopende synchronisatie, en richten ook wijzigingsbeheer en het SelfServicePortal in. Meer daarover lees je op de pagina TOPdesk-consultancy.