Home › TOPdesk Functioneel Beheer
TOPdesk functioneel beheer, in de vorm die bij jullie past
Een ITSM-tool die niemand onderhoudt zakt vanzelf terug: de inrichting loopt achter op de organisatie, releases stapelen zich op en de rapportage klopt niet meer. Functioneel beheer is het werk dat dat voorkomt. Wij nemen het op ons, in de omvang en het ritme die bij jullie organisatie passen, zonder vast pakket.
Zonder eigen functioneel beheerder voor TOPdesk, of als de functioneel beheerder vertrekt of het werk niet bijhoudt, nemen wij het beheerwerk over, in de omvang die we samen afspreken.
Wat functioneel beheer van TOPdesk inhoudt
Functioneel beheer gaat over de inrichting: of de tool nog doet wat de organisatie nodig heeft.
Inrichting bijhouden
Categorieën, behandelaarsgroepen, autorisaties, standaardoplossingen en formulieren. Een reorganisatie of een nieuwe afdeling verandert de inrichting; gebeurt dat niet, dan gaan meldingen naar de verkeerde plek.
Releases doorlopen
TOPdesk brengt doorlopend updates uit. Iemand moet de releasenotes lezen, testen wat raakt aan jullie inrichting en bepalen wat je aanzet. Anders staat er over twee jaar functionaliteit uit die je allang had willen hebben. Hoe je dat per update aanpakt, lees je in TOPdesk-releases bijhouden.
Processen laten aansluiten
Incident-, wijzigings- en probleembeheer werken alleen als de tool ze ondersteunt zoals ze bedoeld zijn. Dat vraagt om onderhoud aan workflows, escalaties en doorlooptijden.
TOPdesk SelfServicePortal en kennisbank
Het portaal is het gezicht van de IT-afdeling. Formulieren die niet kloppen, een kennisbank die verouderd is en zoekresultaten die niets opleveren zorgen ervoor dat mensen weer gaan bellen. In ons artikel over het nieuwe SelfServicePortal lees je hoe je het nieuwe portaal test en aanzet.
Koppelingen en automatisering
Koppelingen met HR, Active Directory of een assetbron, en automatisering met gebeurtenissen en acties. Handmatig werk dat elke week terugkomt is bijna altijd te automatiseren.
Rapportage die klopt
Cijfers waarop gestuurd kan worden: doorlooptijden, werkvoorraad, terugkerende meldingen. Een rapportage die niemand vertrouwt is erger dan geen rapportage.
Functioneel beheer, afgestemd op jouw organisatie
Met Functioneel Beheer nemen we het beheer van je TOPdesk-omgeving uit handen. Samen bepalen we de werkzaamheden, inzet en prioriteiten. Op basis daarvan ontvang je een voorstel op maat, met duidelijke afspraken over de uitvoering en kosten.
TOPdesk Functioneel Beheer
Wij onderhouden en verbeteren je TOPdesk-omgeving, zodat de inrichting blijft aansluiten op je processen. Van het beoordelen van releases tot het beheren van je SelfServicePortal, kennisbank, koppelingen en rapportages.
- Werkzaamheden en frequentie in overleg
- Kosten afgestemd op de afgesproken inzet
- Looptijd minimaal drie maanden, opzegtermijn een maand
- Uitvoering in je eigen TOPdesk-omgeving
- Kosteloze overdracht bij vertrek, met betaalde facturen
TOPdesk Managed Services
Kies voor doorlopend beheer tegen een vast maandbedrag. Je combineert functioneel beheer met aanvullende ondersteuning en inzicht: het AureaDesk Pro-dashboard, een releasecheck bij elke TOPdesk-update en bij Fully Managed de Expertise Desk.
Bekijk de pakkettenTOPdesk Consultancy
Schakel ons in voor een gerichte verbetering van je TOPdesk-omgeving. Denk aan het inrichten van een module, een migratie of het realiseren van een koppeling. We spreken vooraf af wat we opleveren, per project of via een strippenkaart.
Bekijk consultancyWat er elke maand terugkomt
Functioneel beheer is geen project met een einddatum. Het is een vaste werkwijze: elke maand hetzelfde rondje, waardoor achterstand niet ontstaat in plaats van dat je hem later moet wegwerken.
Wij lopen elke maand dezelfde route: openstaande wijzigingen doorvoeren, de releasenotes van TOPdesk nakijken op wat jullie inrichting raakt, de werkvoorraad en doorlooptijden bekijken, terugkerende meldingen opsporen en een verbetering doorvoeren die het aantal meldingen omlaag brengt. Aan het eind van de maand ligt er een rapportage waarin staat wat er is gebeurd en wat er is blijven liggen.
Precies die werkwijze is wat er als eerste sneuvelt wanneer functioneel beheer een taak is die iemand er “ook nog bij doet”. Niet omdat die persoon het niet kan, maar omdat de dagelijkse meldingen altijd voorgaan.
Veelgestelde vragen
Hoeveel uur functioneel beheer heeft een organisatie nodig?
Dat verschilt sterk. Het hangt af van het aantal behandelaren, modules en koppelingen, van hoeveel er in de organisatie verandert, van hoe de inrichting er nu bij staat en van waar je naartoe wilt. Direct na de kosteloze TOPdesk Quickscan adviseren we over de aanpak, en doorgaans binnen een week krijg je de belangrijkste verbeterpunten met per actie een inschatting van de uren. Op basis daarvan bepalen we samen welke inzet past.
Onze beheerder vertrekt over twee maanden. Wat nu?
Dat is het moment om te bellen, niet de week nadat hij weg is. In de overlap kunnen we de kennis overnemen die anders met hem meegaat: waarom de inrichting is zoals hij is, welke afspraken er informeel gelden en waar de losse eindjes zitten. Daarna kun je kiezen: beheer op maat of in een vast pakket, of consultancy voor het werk dat blijft liggen tot je zelf hebt geworven. Wat je vooraf vastlegt, lees je in Functioneel beheerder TOPdesk vertrekt.
Werken jullie ook naast een eigen beheerder?
Ja. We spreken samen af wat bij je eigen beheerder blijft en wat wij oppakken, bijvoorbeeld de backlog of de inrichting waar hij niet uitkomt. Wil je daar een vast aantal uren per week voor, dan past het pakket Managed.
Onze TOPdesk is net geïmplementeerd. Hebben we dan al functioneel beheer nodig?
Juist dan. Een implementatie is een project: er staat een team op, er is een budget en er is een dag waarop het klaar is. Het beheer daarna heeft dat allemaal niet. Dat loopt door, week in week uit. De eerste wensen komen kort na livegang binnen, en dat is precies het moment waarop er nog geen vaste werkwijze is om ze op te pakken.
Hoe zien we wat er is gedaan?
Aan het eind van elke maand krijg je een rapportage met wat er is gedaan en wat er is blijven liggen. We werken met accounts op naam, dus in je eigen logging zie je ook wie wat heeft gewijzigd.
Begin met een gratis TOPdesk Quickscan
Zestig minuten online kijken we samen naar de inrichting. Je krijgt concrete verbeterpunten en een inschatting van hoeveel beheer jullie omgeving eigenlijk vraagt. Vrijblijvend, ook als je daarna niets afneemt.
Een uur over jouw TOPdesk-omgeving?
De TOPdesk Quickscan is kosteloos en vrijblijvend, een keer per organisatie: een online sessie van ongeveer een uur waarin we samen door je omgeving lopen. Je krijgt concrete verbeterpunten mee, ook als je verder niets afneemt.