Home › TOPdesk functioneel beheer
TOPdesk functioneel beheer, structureel geregeld
Een ITSM-tool die niemand onderhoudt zakt vanzelf terug: de inrichting loopt achter op de organisatie, releases stapelen zich op en de rapportage klopt niet meer. Functioneel beheer is het werk dat dat voorkomt. Je kunt het bij ons op twee manieren onderbrengen — en die staan los van elkaar.
Wat functioneel beheer van TOPdesk inhoudt
Niet het draaiend houden van de server — dat doet TOPdesk zelf in de cloud. Functioneel beheer gaat over de inrichting: of de tool nog doet wat de organisatie nodig heeft.
Inrichting bijhouden
Categorieën, behandelaarsgroepen, autorisaties, standaardoplossingen en formulieren. Een reorganisatie of een nieuwe afdeling verandert de inrichting; gebeurt dat niet, dan gaan meldingen naar de verkeerde plek.
Releases doorlopen
TOPdesk brengt meerdere keren per jaar een update uit. Iemand moet de releasenotes lezen, testen wat raakt aan jullie inrichting en bepalen wat je aanzet. Anders staat er over twee jaar functionaliteit uit die je allang had willen hebben.
Processen laten aansluiten
Incident-, wijzigings- en probleembeheer werken alleen als de tool ze ondersteunt zoals ze bedoeld zijn. Dat vraagt om onderhoud aan workflows, escalaties en doorlooptijden.
Selfserviceportaal en kennisbank
Het portaal is het gezicht van de IT-afdeling. Formulieren die niet kloppen, een kennisbank die verouderd is en zoekresultaten die niets opleveren zorgen ervoor dat mensen weer gaan bellen.
Koppelingen en automatisering
Koppelingen met HR, Active Directory of een assetbron, en automatisering met Gebeurtenissen en Acties. Handmatig werk dat elke week terugkomt is bijna altijd te automatiseren.
Rapportage die klopt
Cijfers waarop gestuurd kan worden: doorlooptijden, werkvoorraad, terugkerende meldingen. Een rapportage die niemand vertrouwt is erger dan geen rapportage.
Twee manieren om het onder te brengen
Ze sluiten elkaar niet uit en je zit nergens aan vast. Het verschil zit in wat je koopt: doorlopend beheer of een opgeleverd project.
TOPdesk Managed Services
Je koopt een resultaatEen vast maandbedrag waarin het beheer zit: Monitor, Managed of Fully Managed. Wij plannen het werk, wij bewaken de releases en bij Fully Managed leggen we verantwoording af op reactietijd en beleving.
- Van een halve dag tot vier dagen per week
- Vaste maandprijs, looptijd 6 of 12 maanden
- AureaDesk Pro-dashboard inbegrepen
- Bij Fully Managed een SLA en de Expertise Desk
TOPdesk-consultancy
Je koopt een projectEen module inrichten, een koppeling bouwen, een migratie uitvoeren of de rapportage op orde brengen. Werk met een eigen scope en een oplevering, dat niet maandelijks terugkomt. Dat kan één opdracht zijn of een reeks die uit de eerste voortkomt.
- Strippenkaart of projectplan met offerte
- Geen abonnement, geen looptijd
- Jullie bepalen wat er wordt opgeleverd
- Ook los van een beheerpakket af te nemen
Wat er in een normale maand langskomt
Functioneel beheer is geen project met een einddatum. Het is een vaste werkwijze: elke maand hetzelfde rondje, waardoor achterstand niet ontstaat in plaats van dat je hem later moet wegwerken.
Wij lopen elke maand dezelfde route: openstaande wijzigingen doorvoeren, de releasenotes van TOPdesk nakijken op wat jullie inrichting raakt, de werkvoorraad en doorlooptijden bekijken in het dashboard, terugkerende meldingen opsporen en één verbetering doorvoeren die het aantal meldingen omlaag brengt. Aan het eind van de maand ligt er een rapportage waarin staat wat er is gebeurd en wat er is blijven liggen.
Precies die werkwijze is wat er als eerste sneuvelt wanneer functioneel beheer een taak is die iemand er “ook nog bij doet”. Niet omdat die persoon het niet kan, maar omdat de dagelijkse meldingen altijd voorgaan.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen functioneel beheer en applicatiebeheer van TOPdesk?
Functioneel beheer gaat over de vraag of de inrichting nog aansluit op wat de organisatie nodig heeft: processen, formulieren, autorisaties, rapportage. Applicatiebeheer gaat over de techniek eronder: koppelingen, API's, imports en de vraag of een update ergens overheen loopt. Bij TOPdesk in de cloud vallen die twee in de praktijk grotendeels samen, en wij voeren ze allebei uit. Wat overblijft aan echt technisch beheer — servers, back-ups, beschikbaarheid — doet TOPdesk zelf.
Hoeveel uur functioneel beheer heeft een organisatie nodig?
Dat verschilt sterk. Het hangt af van het aantal behandelaars, het aantal modules dat je gebruikt, hoeveel koppelingen er liggen en hoeveel er verandert in de organisatie. En van hoe de inrichting er nu bij staat en waar jullie naartoe willen. De TOPdesk Quickscan geeft daar in zestig minuten een onderbouwd antwoord op, en die is gratis.
Onze beheerder vertrekt over twee maanden. Wat nu?
Dat is het moment om te bellen, niet de week nadat hij weg is. In de overlap kunnen we de kennis overnemen die anders met hem meegaat: waarom de inrichting is zoals hij is, welke afspraken er informeel gelden en waar de losse eindjes zitten. Daarna kun je kiezen: een pakket dat het beheer overneemt, of consultancy voor het werk dat blijft liggen tot je zelf hebt geworven.
Werken jullie ook náást een eigen beheerder?
Dat is precies waar Managed voor bedoeld is. Jullie bepalen waar onze uren aan opgaan; wij pakken de backlog, de inrichting waar hij niet uitkomt en de weken dat er niemand is. Coaching hoort erbij en komt uit dezelfde uren.
Onze TOPdesk is net geïmplementeerd. Hebben we dan al functioneel beheer nodig?
Juist dan. Een implementatie is een project: er staat een team op, er is een budget en er is een dag waarop het klaar is. Het beheer daarna heeft dat allemaal niet — dat loopt door, week in week uit. De eerste wensen komen kort na livegang binnen, en dat is precies het moment waarop er nog geen vaste werkwijze is om ze op te pakken.
Blijft de omgeving van ons als we het beheer uitbesteden?
Ja. Bij elk pakket blijft de opdrachtgever eigenaar van de omgeving, de gegevens, de licenties en de accounts. Het TOPdesk-contract staat op jullie naam, niet op die van ons. Onze beheeraccounts staan op naam, zodat in jullie eigen logging zichtbaar blijft wie wat heeft gewijzigd; bij beëindiging worden ze door jullie ingetrokken.
Hoe zien we wat er is gedaan?
Elke bestede eenheid wordt geregistreerd met een omschrijving van het werk. Je krijgt maandelijks een overzicht en kunt het tussentijds altijd opvragen. Daarnaast draait het AureaDesk-dashboard op jullie eigen gegevens: doorlooptijden, werkvoorraad en terugkerende meldingen zijn daar live in te zien, niet pas in een maandrapport.
Wat gebeurt er als we ermee stoppen?
In de laatste maand dragen we kosteloos over: documentatie van de inrichting, alle koppelingen en accounts op een rij, en een overdrachtsgesprek met wie het overneemt. Alles wat we inrichten staat sowieso in jullie eigen omgeving en niet in een map bij ons, dus er gaat niets met ons mee.
Begin met een gratis TOPdesk Quickscan
Zestig minuten online kijken we samen naar de inrichting. Je krijgt concrete verbeterpunten en een inschatting van hoeveel beheer jullie omgeving eigenlijk vraagt. Vrijblijvend, ook als je daarna niets afneemt.
Een uur over jouw TOPdesk-omgeving?
De TOPdesk Quickscan is gratis en vrijblijvend: één online sessie van ongeveer een uur waarin we samen door je omgeving lopen. Je krijgt concrete verbeterpunten mee, ook als je verder niets afneemt.