Home › TOPdesk Managed Services
TOPdesk Managed Services: TOPdesk-beheer uitbesteden tegen een vaste maandprijs
Het functioneel en applicatiebeheer van je TOPdesk-omgeving, volledig remote uitgevoerd. Hoeveel je uit handen geeft bepaal je zelf: wij kijken mee, werken mee, of nemen het beheer helemaal over. Je betaalt een vast bedrag per maand, looptijd zes of twaalf maanden; vooruitbetalen scheelt 5%.
€ 1.440
laagste instap per maand, excl. btw: 4 uur beheer per week, met dashboard en releasecheck
Snel van start
geen werving en geen lang onboardingtraject; de startdatum spreken we af zodra we toegang hebben
6 of 12 maanden
looptijd naar keuze, maandelijks gefactureerd; 5% korting bij vooruitbetaling
Remote
uitvoering op afstand; contactmomenten online, op verzoek op locatie
Drie pakketten
De pakketten verschillen in de mate waarin wij het beheer van jullie overnemen. Hoe uitgebreider het pakket, hoe meer verantwoordelijkheid bij ons ligt en hoe concreter de afspraken over uitvoering en doorlooptijd. Jullie houden de regie over de eigen TOPdesk-omgeving.
Wil je eerst weten wat het werk precies inhoudt? Lees dan meer over functioneel beheer van TOPdesk.
Monitor
Toezicht en signaleringWij houden jullie TOPdesk-omgeving op orde met releasechecks, beheercontroles, rapportages en kleine wijzigingen. Zo blijft de omgeving actueel en voorkom je dat noodzakelijk beheer blijft liggen.
- 4 uur beheer per week
- AureaDesk Pro-pakket inbegrepen
- Releasecheck bij elke TOPdesk-update
- Maandrapportage
- Reactie binnen 6 werkuren
- Kosteloze overdracht bij vertrek, met betaalde facturen
- Meer uren? Extra uren in overleg
Managed
Vaste uren per weekWekelijks een vast aantal uren, door ons ingepland. Wat we in die uren doen ligt niet vast: bijvoorbeeld het wegwerken van de backlog, het verbeteren van de inrichting, het implementeren van een module of het opvangen van extra workload. Prioriteren doen we samen, of we nemen het van jullie over, net waar behoefte aan is. Wij zorgen voor de uitvoering.
- 8, 16, 24 of meer uur per week, vast ingepland
- Backlog, inrichting, koppelingen en rapportage
- Reactie 4 tot 3 werkuren, naar maat
- AureaDesk Pro-pakket inbegrepen
- Releasecheck bij elke TOPdesk-update
- Jaarlijkse TOPdesk-check op inrichting en processen, met verbeteradvies
- Kosteloze overdracht bij vertrek, met betaalde facturen
- Meer uren? Extra uren in overleg
Fully Managed
Volledig beheerWij voeren het functioneel en applicatiebeheer van je TOPdesk-omgeving uit als dienst, op afstand, met eigen middelen en eigen planning. We bewaken en verbeteren de omgeving, stellen prioriteiten voor, voeren wijzigingen door en rapporteren over de voortgang en resultaten. Zo houden jullie grip, zonder het dagelijkse beheer zelf te hoeven organiseren.
- Vanaf 32 uur per week, meer in overleg
- SLA op reactietijd en op de doorlooptijd van supportvragen, XLA op beleving
- Expertise Desk: aanspreekpunt voor je beheerders, key users en behandelaren bij TOPdesk-support- en inrichtingsvragen, via het SelfServicePortal, e-mail en telefoon, op werkdagen van 08:00 tot 17:00
- Avond Expertise Desk van 17:00 tot 21:00: € 545 per maand extra, excl. btw
- Beheerdersuur voor je behandelaren, opgenomen
- Coaching van je beheerders of key users, uit dezelfde uren
- Kosteloze overdracht bij vertrek, met betaalde facturen
- Reactie binnen 2 werkuren
- AureaDesk Pro-pakket inbegrepen
- Releasecheck bij elke TOPdesk-update
- TOPdesk-check elk halfjaar op inrichting en processen, met verbeteradvies en een jaarplan
- Meer uren? Extra uren in overleg
Managed en Fully Managed hebben elk een eigen pagina met meer uitleg.
Uitbesteden is geen afstand doen
Bij elk pakket blijft de opdrachtgever eigenaar van de omgeving, de gegevens, de licenties en de accounts. Het TOPdesk-contract staat op jullie naam, niet op die van ons. Wij werken in jullie omgeving; wij nemen hem niet over.
Praktisch betekent dat: grote wijzigingen worden in overleg gedaan, onze beheeraccounts staan op naam zodat in jullie logging zichtbaar blijft wie wat deed, en bij beëindiging worden die accounts door jullie ingetrokken.
De drie naast elkaar
Twijfel je? Dit is het verschil in een oogopslag. Upgraden kan tussentijds. Wat in alle drie gelijk blijft: de omgeving is en blijft van jullie.
| Monitor | Managed | Fully Managed | |
|---|---|---|---|
| Wat wij doen | De omgeving bijhouden | Bijhouden plus de uren die jullie inzetten | Alles, inclusief de eerste lijn voor vragen over TOPdesk zelf |
| Eigenaar van omgeving en gegevens | Opdrachtgever | Opdrachtgever | Opdrachtgever |
| Wat je koopt | Onderhoud en overzicht | Uren capaciteit en kennis | Uitvoering met afspraken over reactie- en doorlooptijd |
| Uren per week | 4 | 8, 16, 24 of meer | vanaf 32 |
| Wij voeren wijzigingen door | Ja, binnen de vaste uren | Ja | Ja |
| Prioriteren | Samen of door ons | Samen of door ons | Samen of door ons |
| Wij bewaken de backlog | Nee | Ja | Ja |
| SLA op doorlooptijd | Nee | Nee, alleen een reactietijd | Ja, voor supportvragen aan de Expertise Desk |
| XLA op gebruikersbeleving | Nee | Nee | Ja |
| Releasecheck bij elke TOPdesk-update | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| TOPdesk-check | Nee | Jaarlijks, met verbeteradvies | Elk halfjaar, met verbeteradvies en een jaarplan |
| AureaDesk Pro-pakket | Inbegrepen | Inbegrepen | Inbegrepen |
| Training en coaching | Nee | Themasessies en trainingsdagdelen naar behoefte, uit de uren | Beheerdersuur in groep en coaching van je beheerders of key users, uit dezelfde uren |
| Ongebruikte uren | Vervallen | Vervallen | Vervallen |
| Prijs per maand | € 1.440 | € 2.700 · € 5.100 · € 7.400 | in overleg |
Alle bedragen exclusief btw. De uren gelden per week, gerekend met vier weken per maand. Meer dan 24 uur per week binnen Managed spreken we per situatie af. Onderdelen die je niet wilt gebruiken laten we gerust weg; het maandbedrag blijft dan gelijk. Je kiest een looptijd van zes of twaalf maanden, en of je maandelijks factureert of de looptijd ineens vooruitbetaalt; dat laatste scheelt 5%.
Wat er in het maandbedrag zit
Een vast maandbedrag rekent anders dan losse inhuur. Er zitten kosten niet in die je bij inhuur wel betaalt, en er zitten dingen bij die je anders los zou kopen. Hieronder allebei.
Je koopt uren, geen dagdelen
Iemand die langskomt, komt voor een halve dag, ook als de wijziging twintig minuten kost. Op afstand rekenen we per aangevangen kwartier, niet per halve dag. Dat verschil telt zwaarder dan de reistijd zelf.
Geen werkplek en geen vaste dag
Geen bureau dat je vrijhoudt, geen toegangspas, geen parkeerplek, en geen dag in de week die geblokkeerd staat voor iemand die er die dag misschien weinig te doen heeft.
Geen leegloop
Iemand die een hele dag op locatie is, is die dag van jou, ook de uren waarin er niets te beheren valt. Remote werken we in blokken, verdeeld over meerdere opdrachtgevers. De uren die je vastlegt gaan volledig in jouw omgeving zitten.
Geen bureaumarge
Huur je in via een detacheerder of intermediair, dan komt er een marge bovenop wat de beheerder zelf verdient, en die marge betaal je ook over de reisuren. Bij ons zit er niemand tussen.
Geen werving en geen inwerktijd
Een functioneel beheerder met TOPdesk-ervaring is schaars. Werven kost maanden en inwerken daarna opnieuw. Dat traject zit niet in ons tarief, want wij hoeven het niet te doorlopen.
Wat er in het maandbedrag zit
Bij elk pakket: het AureaDesk Pro-pakket en de releasecheck bij elke TOPdesk-update. Vanaf Managed ook de jaarlijkse TOPdesk-check op inrichting en processen, en bij Fully Managed de Expertise Desk. Huur je in, dan koop je dat allemaal apart, of het gebeurt niet.
Wil je het afzetten tegen iemand in dienst nemen in plaats van inhuren, dan speelt er iets anders: iemand in dienst wordt voordeliger zodra je zijn week vol krijgt. De vraag is of je vier dagen beheer per maand nodig hebt of twintig. Die rekensom staat uitgewerkt in TOPdesk-beheer uitbesteden: wanneer het wel en niet loont.
Wat wij onder beheer verstaan
Niet alleen meldingen afhandelen. Dit is het werk dat elke maand terugkomt.
Dagelijks functioneel beheer
Behandelaren toevoegen en afvoeren, rechten en rollen, categorieën, meldingsformulieren, standaardoplossingen, vrije velden, sjablonen. Het kleine werk dat anders maanden blijft liggen.
Automatisering met gebeurtenissen en acties
Werk dat de servicedesk niet meer hoeft te doen: meldingen die via de standaardbehandelaar per categorie vanzelf bij de juiste behandelaar komen, een waarschuwing bij een dreigende SLA-overschrijding, bevestigingen en statussen die vanzelf doorschuiven met gebeurtenissen en acties, en activiteiten die een wijzigingssjabloon bij een aanvraag aanmaakt. Plus mailimport en triggers voor wat daarbuiten valt.
Koppelingen via de TOPdesk API
Waar gebeurtenissen en acties ophouden, gaat de API verder. Instroom, doorstroom en uitstroom vanuit je HR-systeem, gebruikers en groepen uit Entra ID, meldingen uit je monitoring, assets uit een externe bron. Eenmalige imports en doorlopende synchronisatie.
Modules inrichten
SelfServicePortal, kennisbank, wijzigingsbeheer, assetmanagement en CMDB, contract- en SLA-beheer, reserveringen, planbord. Alles wat in je licentie zit maar nog niet aan staat.
Rapportage die klopt
Niet elke maand opnieuw exporteren naar Excel, maar een dashboard dat automatisch ververst: doorlooptijden, SLA-naleving, Workload per behandelaarsgroep en assets.
Releases bijhouden
TOPdesk brengt regelmatig nieuwe functies uit. Wij lezen de releasenotes, testen wat jullie raakt en zetten aan wat waarde toevoegt, in plaats van dat de omgeving jaren blijft staan zoals hij was.
Van kennismaking tot maandritme
Geen offertetraject van zes weken en geen implementatieplan van veertig pagina's. Dit is precies hoe het loopt, en wat er van jullie kant nodig is.
-
Kosteloze TOPdesk Quickscan
Een online sessie van ongeveer een uur, een keer per organisatie, waarin we samen door je omgeving lopen: modules, categorieën, formulieren, automatisering en rapportage. Je krijgt concrete verbeterpunten mee, ook als je verder niets afneemt. Geen presentatie, geen verkoopgesprek.
60 minuten · kosteloos · online -
Pakket kiezen
Op basis van wat we zien adviseren we welk pakket past: Monitor, Managed of Fully Managed, en in welke maat. De prijzen van Monitor en Managed S, M en L staan op de site; voor Managed XL en Fully Managed krijg je een voorstel. Herken je je niet in het advies, dan passen we het aan.
direct na de quickscan -
Onboarding
Accounts op naam, toegang tot de omgeving, het dashboard koppelen, en een kickstartsessie met je behandelaren zodat iedereen weet wat er gaat veranderen. Vanaf hier kunnen we werken.
startdatum in overleg -
Elke maand dezelfde stappen
Werk uitvoeren en de cijfers in het dashboard volgen; vanaf Managed M een overleg waarin we de cijfers en de beleving doornemen en de prioriteiten voor de volgende maand vastzetten, en bij Fully Managed het Beheerdersuur met je behandelaren.
doorlopend -
Per kwartaal vooruitkijken
Bij Fully Managed plannen we per kwartaal een roadmapsessie: wat willen jullie het komende kwartaal bereiken, wat kost dat, en wat laten we bewust liggen. Zonder dat moment wordt beheer vanzelf reactief.
elk kwartaal -
En als het stopt
Een contract loopt zes of twaalf maanden. Verleng je niet en zijn de facturen betaald, dan dragen we in de laatste maand kosteloos over: de documentatie van de inrichting zoals die in jullie omgeving staat, alle koppelingen en accounts op een rij, en een overdrachtsgesprek van maximaal twee uur met wie het overneemt. Wij trekken onze eigen accounts niet in; dat doen jullie.
6 of 12 maanden, telkens stilzwijgend verlengd
Wat we van jullie nodig hebben
Niet veel, maar wel dit: een aanspreekpunt dat besluiten kan nemen, toegang tot de omgeving met een account op naam, en bij Fully Managed een uur per maand van de mensen die er dagelijks mee werken plus een behandelaarsgroep VCITC Expertise Desk met een aanmeldformulier in het SelfServicePortal, zodat we vragen registreren en de afspraken meten in jullie eigen omgeving (dat richten we samen in). Zonder dat uur wordt beheer een technische exercitie die langs de organisatie heen gaat, en daar heeft niemand iets aan.
Vragen over TOPdesk Managed Services
Kunnen we tussentijds naar een groter pakket?
Ja, in overleg, per de eerste van een volgende maand. Groeit het werk of vertrekt je eigen beheerder, dan kun je tussentijds overstappen naar een grotere maat of een groter pakket. We beginnen dan niet opnieuw, want de omgeving kennen we al. Een kleinere maat of een lichter pakket gaat in bij de verlenging.
Wat gebeurt er als we in een maand meer nodig hebben dan het pakket biedt?
Dan melden we dat voordat de uren op zijn, niet achteraf op de factuur. Je kunt dan kiezen: extra uren bijkopen tegen het tarief dat bij de start is afgesproken, het werk doorschuiven naar de volgende maand, of een maat groter. Loopt het structureel scheef, dan passen we het pakket aan in plaats van elke maand bij te kopen.
Krijgen jullie beheerdersrechten in onze omgeving?
Ja, dat is nodig om functioneel beheer te kunnen doen. Wij werken met persoonlijke accounts op naam, niet met een gedeeld beheeraccount, zodat je in je eigen logging ziet wie wat heeft gewijzigd. Bij beëindiging trek je die accounts zelf in; dat doen wij niet.
Wat als jullie beheerder afwezig is?
Geplande afwezigheid kondigen we vooraf aan. Uren die daardoor in een maand niet geleverd worden, halen we in dezelfde of de volgende maand in; lukt dat niet, dan verminderen we het maandbedrag naar rato. Bij Fully Managed blijven we tijdens afwezigheid bereikbaar voor dringende meldingen; we streven dan naar een reactie binnen een werkdag. Hoe dat precies werkt, staat in de overeenkomst.
Hoe snel kunnen we beginnen?
Na de kosteloze TOPdesk Quickscan van ongeveer een uur hoor je direct welke aanpak we adviseren. Kies je een pakket, dan starten we op de afgesproken startdatum, zodra de afspraken rond zijn en we toegang tot de omgeving hebben. Werving en inwerktijd zijn niet nodig.
Doen jullie ook koppelingen met andere systemen?
Ja. Wij bouwen koppelingen via de TOPdesk API, bijvoorbeeld met je HR-systeem, Entra ID of monitoring, en automatiseren binnen TOPdesk met gebeurtenissen en acties. Vanaf Managed gaat dat uit de vaste uren. Bij Monitor, of als een koppeling niet binnen de maandelijkse uren past, maken we er een apart project van en spreken we vooraf af wat we opleveren.
Moeten we alles afnemen wat in het pakket zit?
Nee. Wil je een onderdeel niet gebruiken, zoals het dashboard of bij Fully Managed de Expertise Desk, dan laten we het weg. Het maandbedrag blijft gelijk, want het tarief geldt voor het pakket als geheel. Het dashboard raden we wel aan, ook als je er zelf weinig in kijkt. Wij gebruiken het voor de maandrapportage en bij Fully Managed voor de SLA-rapportage en de klanttevredenheid uit TOPdesk. Zonder dashboard wordt dat handwerk, en dan gaan er uren op aan iets wat automatisch kan.
Een uur over jouw TOPdesk-omgeving?
De TOPdesk Quickscan is kosteloos en vrijblijvend, een keer per organisatie: een online sessie van ongeveer een uur waarin we samen door je omgeving lopen. Je krijgt concrete verbeterpunten mee, ook als je verder niets afneemt.