TOPdesk-releases bijhouden: wat je per update nagaat

TOPdesk werkt SaaS-omgevingen doorlopend bij. Volgens de SaaS-informatiepagina van TOPdesk krijgt elke omgeving wekelijks de nieuwste versie. De meeste wijzigingen zijn klein. Een deel raakt wel aan wat je zelf hebt ingericht: een formulier, een koppeling, een rapport of de rechten van je behandelaren. Zonder vaste routine merk je dat pas als er een melding over binnenkomt. Een vaste ronde per update voorkomt dat.

Hoe TOPdesk SaaS wordt bijgewerkt

Vroeger bracht TOPdesk vier grote versies per jaar uit; nu zijn het kleine, frequente releases. Een nieuwe versie gaat eerst naar een kleine groep testomgevingen. Zolang er geen fouten worden gemeld, volgen steeds meer omgevingen. Heb je zelf een testomgeving, dan wordt die standaard als eerste bijgewerkt en je productieomgeving ten minste een dag later. De installatie gebeurt 's nachts, en gebruikers krijgen vooraf in TOPdesk een bericht, zodat ze hun werk kunnen opslaan.

Een release betekent niet dat je alles meteen ziet. Op de pagina over AI-functies schrijft TOPdesk dat nieuwe functionaliteit gefaseerd wordt uitgerold en binnen vijf weken na de release in je omgeving verschijnt. Ook gaat niet alles vanzelf aan. De AI-functies staan standaard uit: een applicatiebeheerder zet ze aan via Functionele instellingen > AI-instellingen, en wat er beschikbaar is, hangt af van je tariefpakket. Het nieuwe SelfServicePortal zet je ook zelf aan. In de updategids daarbij beschrijft TOPdesk wat er in de nieuwe versie nog ontbreekt.

Waar je leest wat er verandert

Alle wijzigingen staan in de releasenotes van TOPdesk. Open ze bij voorkeur vanuit TOPdesk zelf, via TOPdesk-menu > Hulp > Productnieuws > Release Notes in het behandelaarsgedeelte. Dan zie je de updates die gelden voor de versie van jouw omgeving. Je kunt filteren op hosting en op functionaliteit. Wijzigingen in de API staan in aparte API-releasenotes.

Wijzigingen met grote gevolgen kondigt TOPdesk volgens de SaaS-informatiepagina zes maanden van tevoren aan in de releasenotes. Zo meldde TOPdesk daar in mei 2026 dat het op 23 november 2026 een aantal functies en modules uitfaseert. Welke dat zijn, staat in KI 19238 op My TOPdesk.

De nieuwsbrief Productupdate, de blogreeks Nieuw in TOPdesk en de openbare routekaart zijn handig voor het overzicht, maar vervangen de releasenotes niet. Daarin staan ook de kleine wijzigingen die je inrichting kunnen raken.

Wat je per update nagaat

Er verandert elke week iets. Kies daarom een vast moment dat bij je omgeving past, en loop elke keer dezelfde vijf stappen door.

1. Lees de releasenotes met je inrichting ernaast

Filter op de onderdelen die je gebruikt. Deel elke wijziging die ertoe doet in bij een van drie groepen: het raakt iets wat je al hebt ingericht, het is een nieuwe functie die je misschien wilt gebruiken, of het is een aankondiging van iets dat verandert of verdwijnt. Heb je koppelingen, lees dan ook de API-releasenotes.

2. Bepaal wat het raakt

Loop daarna deze onderdelen van je inrichting langs:

• Formulieren en het SelfServicePortal: ga na of er iets verandert aan hoe aanmelders een vraag of aanvraag indienen.
• Autorisaties: bepaal wie toegang krijgt tot een nieuwe functie. Een AI-functie die je inschakelt, is volgens TOPdesk zonder beperking beschikbaar voor alle behandelaren.
• Automatisering: gebeurtenissen en acties in Actiebeheer reageren op wijzigingen in een kaart, zoals een veld dat een andere waarde krijgt. Verandert TOPdesk iets aan zo'n kaart of veld, controleer dan of je acties nog doen wat ze moeten doen. Hoe je zulke automatiseringen test en vastlegt, lees je in Gebeurtenissen en acties in TOPdesk.
• Koppelingen: TOPdesk brengt soms een nieuwe versie van een API-eindpunt uit en markeert de oude als verouderd. De oude versie werkt dan nog een tijd, maar kan later verdwijnen.
• Rapportage: TOPdesk kondigt nieuwe versies van de OData-feed aan in de releasenotes. Een oude versie wordt volgens de documentatie doorgaans nog zes maanden ondersteund, en bij de overstap kunnen bestaande rapporten ophouden te werken. Wat dat voor een rapport in Power BI betekent, lees je op aureadesk.com in BI-rapportage op TOPdesk.

3. Test in de testomgeving

Een testomgeving loopt standaard minstens een dag voor op productie. Die marge kan kort zijn, dus bepaal vooraf wat je test. Kijk vooral naar wat de update raakt: maak een melding aan via het formulier, laat de actie lopen, kijk of de koppeling nog gegevens uitwisselt en ververs het rapport. Houd de inrichting van test gelijk aan die van productie, anders test je iets anders dan wat je gebruikers straks zien.

4. Besluit wat je aanzet

Een nieuwe functie aanzetten is een keuze over je inrichting, geen technische handeling. Bespreek het met wie over het proces gaat, en probeer de functie eerst in test. Bij grotere veranderingen helpt wat TOPdesk erover publiceert, zoals de updategids bij het nieuwe SelfServicePortal. Noteer daarna wat je hebt aangezet, wanneer en waarom.

5. Informeer wie het merkt

Het bericht dat TOPdesk voor een update toont, is bedoeld om werk op te slaan. Wat er in het dagelijkse werk verandert, vertel je zelf. Houd het kort en richt je op wie het merkt: behandelaren als hun kaart of overzicht verandert, aanmelders als het SelfServicePortal verandert.

Houd aankondigingen apart bij

Aankondigingen raken makkelijk ondergesneeuwd tussen de wekelijkse wijzigingen. Zet ze daarom op een aparte lijst, met per aankondiging wat er verandert, op welke datum en wat het in jouw omgeving raakt. Loop die lijst elke ronde na. Zo gebruik je de aanlooptijd die TOPdesk geeft, en ontdek je niet op de laatste dag dat een rapport niet meer werkt.

Maak het iemands taak

Zo'n routine sneuvelt vooral als hij niemands taak is, of als iemand hem naast de dagelijkse meldingen erbij doet. Geef de ronde daarom een vaste eigenaar en een vervanger.

Bij TOPdesk Functioneel Beheer nemen wij die ronde voor je uit handen: we lezen de releasenotes, testen wat je inrichting raakt en bepalen samen met jou wat je aanzet. Wil je het beheer liever als vast pakket afnemen, dan kan dat bij TOPdesk Managed Services. De releasecheck zit in alle pakketten.